Dan berikut ini adalah 9 cara untuk membantu kamu bekerja lebih efisien tanpa harus membuang banyak waktu dan bahkan bisa meluangkan banyak waktu untuk keluarga dan teman – teman.
1. Menggunakan penjadwalan dengan kalender
Kalau kamu tidak bisa mengelola hari kerja dengan kalender, kini cobalah untuk memulainya! Kalender dapat membantu kamu mengingat semua jadwal, sepert deadline tugas, rapat atau pertemuan dengan klien dengan lebih mudah. Dengan menjadwalkan setiap jam kerja dari hari kamu, bisa jadi kamu akan jauh lebih mudah mengatasi pekerjaan yang sangat banyak.
Kita disarankan untuk membuat jadwal 1 hari penuh sebelum memulai bekerja. Tujuannya bukan hanya untuk mengatur waktu kerja kamu, tapi juga mencegah adanya pekerjaan mendadak yang akan merusak waktu produktif kerja kamu. Cobalah berjanji dengan diri sendiri untuk konsisten pada penjadwalan ini. Dengan mampu mengatur waktu dan menyelesaikan tugas tepat waktu, kita akan memiliki lebih banyak waktu luang untuk melakukan hal lainnya.
2. Buatlah waktu yang lebih singkat
Salah satu yang bisa membuat kita mendapatkan lebih banyak waktu luang saat bekerja adalah dengan mempersingkat waktu kerja. Seperti ketika kita menjadwalkan meeting selama 1 jam, buatlah jadwal tersendiri dengan target lebih kecil seperti 45 menit untuk meeting.
Dengan begitu semua persiapan dan jalannya acara akan terkondisikan sesuai dengan jadwal kita. Dan 15 menit waktu yang tersisa bisa kita gunakan untuk hal yang lainnya.
3. Keep it Simple
Jika kamu berniat untuk membuat persentasi untuk meeting, mengirim email penawaran, atau menuliskan artikel untuk mengisi blog perusahaan, cobalah buat dengan sederhana. Dengan bahasa yang mudah dimengerti dan tidak terlalu menuntut kesempurnaan. Kita sendiri tahu bahwa menjadi sempurna tidak bisa cepat dan membutuhkan banyak waktu. Bagaimana jika itu yang kamu lakukan? Waktu kamu akan terbuang sia – sia untuk mengoreksi ini itu bahkan sampai – sampai pekerjaan kamu tidak terselesaikan tepat waktu.
4. Baca email hanya 2-3 kali sehari
Gangguan saat bekerja bisa muncul dari mana saja, salah satunya dari email yang masuk berkali – kali. Entah dari internal ataupun klien dan investor bisnis kamu. Dan waktu kita bisa jadi terbuang percuma hanya untuk menunggu, membaca dan membalas email satu per satu. Jadwalkan waktu membaca email sebanyak 2-3 kali saja dalam sehari. Atau buat reminder di smartphone kamu, mana email yang harus kamu balas dengan segera dan mana yang tidak.
5. Hindari mengobrol ketika sedang bekerja
Ketika kita bekerja, usahakan untuk tidak banyak mengobrol dengan rekan kerja. Baik secara langsung, melalui chating, email atau bahkan telepon. Waktu yang sebenarnya bisa kita gunakan untuk melakukan banyak pekerjaan, justru akan terbuang percuma. Jika ada yang meminta bantuan kamu untuk pekerjaan mereka, lihat terlebih dahulu apakah pekerjaa tersebut mendesak dan kamu memiliki waktu luang. Jika tidak mendesak dan kamu masih sibuk bekerja, kamu bisa membantunya di saat istirahat atau jam kerja kamu sudah selesai.
6. Buatlah to do list
Sama halnya dengan cara nomor 1, tapi to do list dibuat dengan detail pekerjaan yang lebih spesifik lagi. To do list harian kamu harus dibuat lebih menyenangkan, agar membuat pekerjaan kamu lebih bersemangat dan waktu kamu menjadi lebih produktif.
7. Mendelegasikan tugas
Tidak semua tugas atau pekerjaan harus kamu kerjakan sendiri kan? Kamu bisa mendelegasikan tugas kepada orang lain yang kamu percayakan. Tugas ringan bisa kamu delegasikan kepada karyawan magang atau freelancer. Dengan begitu kamu akan memiliki waktu yang benar – benar fokus pada job desk kamu. Tapi sebelum mendelegasikan tugas, pastikan karyawan tersebut mengerti apa yang harus mereka kerjakan, kapan mereka harus selesai dan bagaimana setelah pekerjaan itu selesai. Kamu harus bertanggungjawab untuk pekerjaan yang kamu kerjakan dan dikerjakan oleh orang lain juga.
Tidak memiliki banyak waktu untuk belajar hal baru, pergi bertamasya dan juga bersantai dengan keluarga bukanlah salah satu tugas kita di kantor, atau job desk kita yang diberikan atasan. Semua itu tergantung dari seberapa mampu kita mengatur waktu untuk menjadi lebih produktif dengan waktu kerja singkat dan jumlah tugas yang sangat banyak. Saat kamu memiliki lebih banyak waktu luang, bisa dipastikan ada banyak passion, hobi dan bakat yang bisa kamu kembangkan. Nah, lalu mana yang ingin kamu kerjakan lebih dulu?
